Автоматизация учета поставок и запасов с помощью Notion

Журнал оптимизировал отслеживание поставок и запасов для своей спонсорской программы, внедрив кастомную систему на базе Notion.

Это обеспечило учет обещанных, полученных и отправленных товаров, повысило эффективность процессов и предоставило ценные данные о доходах.

Автоматизация учета поставок и запасов с помощью Notion

Проблема

Журнал испытывал сложности с управлением спонсорской программой: получение товаров по контрактам, упаковка и отправка. Требовалась централизованная система для отслеживания:

Обещанных и полученных товаров от поставщиков.
Отправленных товаров клиентам.
Доходов по контрактам и товарам.

Отсутствие структуры вело к проблемам в учете запасов и финансов.

Решение

Для решения задач в Notion была разработана система. Ключевые компоненты решения:

Иерархическая структура: Каждая поставка могла включать несколько коробок, а каждая коробка – определенное количество товаров.
Шаблоны боксов: Были созданы шаблоны для часто используемых наборов товаров в коробках, чтобы ускорить процесс добавления новых коробок к поставкам.
Оптимизированный рабочий процесс: Система была настроена так, что пользователям достаточно было выбрать получателя при добавлении новой коробки к поставке, что упростило ввод данных.
Модуль управления запасами: Был внедрен функционал для управления и отслеживания полученных по контрактам товаров.
Интеграция данных: Система была интегрирована в существующий аккаунт журнала в Notion и связана с двумя основными базами данных.
Автоматизированные расчеты: Решение использовало возможности Notion, такие как базы данных, связи, формулы и роллапы, для автоматического сбора и обработки данных для учета и отчетности.

Результаты

Внедрение системы на базе Notion привело к нескольким значимым улучшениям:

Комплексное отслеживание: Журнал получил возможность отслеживать всю необходимую информацию по контрактам, включая полученные и отправленные товары.
Прозрачность доходов: Система обеспечила четкое представление о доходах от каждого товара и доходах с каждого бокса по каждому получателю.
Автоматическое проставление дат: Дата отправки боксов автоматически связывалась с датой поставки.
Управление запасами: Пользователи смогли эффективно управлять запасами и настраивать оповещения о заканчивающихся товарах.
Эффективный рабочий процесс: Система была адаптирована под конкретные требования клиента, что привело к повышению эффективности рабочих процессов.

Готовы сделать ваш бизнес управляемым и эффективным?

Заполняя форму выше и нажимая на кнопку Отправить вы подтверждаете что ознакомились и согласны с политикой обработки персональных данных.