Система Notion и Softr для управления контент-агентством

Разрозненные рабочими процессы и неэффективное (не оптимальное) взаимодействием с клиентами отнимало лишнее время и деньги мешало агентству масштабироваться. Информация о клиентах была распределена по нескольким рабочим пространствам в Notion, из-за чего ее было трудно находить и управлять ею (чем больше клиентов – тем сложнее). Процесс подключения новых клиентов мог занимать часы и требовал привлечения тех. специалиста.

Мы разработали для агентства автоматизированную систему управления (внутреннюю) на Notion и защищенный клиентский портал на Softr.

• Портал предоставляет клиентам ограниченный доступ, позволяя им видеть только нужную, относящуюся к ним информацию.
• Система управления объединяет "производственный конвейер" (канбан доска) и базу контент идей по всем клиентам в одном месте.
• Вся информация о клиентах, отправленные материалы, элементы контента, комментарии, назначенные члены команды (менеджеры, монтажеры...) и статусы проектов доступны в едином пространстве.
• У членов команды есть персональные страницы, которые автоматически заполняются контентом и авто-создаваемыми задачами клиентов, за которыми они закреплены.
• Система также интегрируется с Monday.com, позволяя контенту, помеченному там, появляться в Notion.
• Клиенты могут выполнять различные действия на портале, такие как комментирование, установка дат публикации и утверждение/отклонение идей контента.
• Идеи контента генерируются и предварительно заполняются в зависимости от пакета услуг клиента с возможностью их одобрения или отклонения.
• Клиенты также могут отправлять новые идеи контента через форму на портале.
• Создание нового кабинета клиента происходит по нажатию нескольких кнопок, что значительно ускоряет процесс онбординга.

Внедрение новой системы принесло очевидные и измеримые выгоды:

• Экономия Времени. Владелец агентства экономит примерно 1 час каждый рабочий день. Время на подключение (онбординг) нового клиента сократилось приблизительно на 20 минут. Сотрудники Тратят значительно меньше времени на поиск задачи и информации.
• Снижение Расходов. Агентство экономит около 30 долларов в месяц на обслуживании каждого клиента.
• Рост Бизнеса. Автоматизированная система значительно повысила способность агентства принимать новых клиентов и способствовала его росту (масштабируемости).