Синхронизация проектов между разными аккаунтами Notion

Компания столкнулась со сложностью управления проектами клиентов, которые велись одновременно в трех разных аккаунтах Notion. Основные проблемы включали:

• Необходимость вручную дублировать задачи и обновлять их статусы в каждом пространстве вручную.
• Высокий риск человеческой ошибки и потери актуальных данных.
• Отсутствие единой системы для отслеживания и управления задач между командами.

Для решения этой задачи была разработана система автоматической синхронизации с использованием Notion и Zapier.

• Централизованная система: Была создана архитектура с одним "родительским" и двумя "дочерними" рабочими пространствами.
• Автоматизация потоков: С помощью Zapier настроены два ключевых сценария:

1. Создание элемента: Новая задача, созданная в одном пространстве, автоматически появляется в другом нужном в задержкой в 1 минуту.
2. Обновление элемента: Любые изменения в задаче (статус, ответственный) в одном аккаунте мгновенно отражаются в связанных задачах в другом аккаунте.

• Динамическая связь: Для корректной привязки задач к проектам используется свойство, которое динамически определяет имя проекта, обеспечивая правильную группировку.