Автоматизация HR-процессов и отчетности с Airtable и Zapier

Автоматизация HR-процессов и отчетности с Airtable и Zapier

У клиента был беспорядок в данных и ручных процессах (выплаты, отпуска, бонусы). Мы создали единую автоматизированную систему на Airtable и Zapier.

Она обрабатывает ЗП, считает бонусы из CRM и показывает всю аналитику на одном дашборде, экономя массу времени руководителю.

Проблема

Владелец бизнеса столкнулся с типичной проблемой роста: информация о команде была разрознена, а ключевые процессы выполнялись вручную.

Данные в разных местах: Информация о зарплатах, бонусах, отпусках и должностях хранилась в разных таблицах Excel, Google Docs и чатах. Это приводило к путанице и потере времени на поиск нужных сведений.
Ручная обработка ЗП: Процесс согласования и оплаты ЗП сотрудников был непрозрачным и трудоемким, занимая несколько часов каждый месяц.
Непрозрачный расчет бонусов: Расчет премий на основе данных из CRM (HubSpot) требовал ручной выгрузки и сверки, что создавало риск ошибок и задерживало выплаты.
Отсутствие контроля: Руководитель не имел единого источника данных для оценки эффективности команды, анализа фонда оплаты труда (ФОТ) и принятия стратегических решений.
Трата времени руководителя на рутинные\ручные операции, как следствие всего вышеперечисленного.

Решение

Была разработана и внедрена кастомная система управления на базе Airtable, с использованием Zapier для автоматизации и интеграции с Google Drive и HubSpot.
Система состоит из нескольких взаимосвязанных модулей:
Модуль управления выплатами:

Сотрудники подают заявки на оплату через простую и безопасную онлайн-форму.
Данные мгновенно поступают в Airtable, где автоматический сценарий проверяет информацию.
Zapier создает счет в формате PDF, загружает его в нужную папку на Google Drive и прикрепляет ссылку к записи в Airtable.
Руководитель получает уведомление и в специальном интерфейсе утверждает платеж одним кликом. Сотрудник автоматически получает уведомление об оплате

Модуль управления отпусками и отгулами:

Сотрудники запрашивают отпуск или больничный через форму.
Система показывает руководителю историю отсутствий сотрудника за год для принятия взвешенного решения.
После утверждения заявки событие автоматически добавляется в общий календарь команды.

Модуль расчета бонусов и KPI:

Система автоматически забирает данные о продажах и сделках из CRM (HubSpot).
Все сделки привязываются к конкретным менеджерам и месяцу.
Бонусы рассчитываются автоматически на основе этих данных по заложенной формуле, исключая человеческий фактор.

Дашборд для руководителя и персональные страницы:

Центральная аналитическая панель, где руководитель видит сводную информацию по ФОТ, динамике зарплат, продажам и бонусам, отпускам и отгулам и другую информацию.
Есть возможность проанализировать показатели как по всей команде, так и по каждому сотруднику в отдельности.

Результаты

Централизация данных: Вся информация о команде, от контактов до истории зарплат и KPI, теперь находится в единой защищенной системе.
Экономия времени: Время на обработку запросов и согласование выплат сократилось с нескольких часов до 15-20 минут в месяц.
Полная прозрачность: Процесс расчета бонусов стал на прозрачным и автоматизированным.
Управленческий контроль: Руководитель получил инструмент для принятия решений на основе актуальных данных, а не интуиции. Теперь он видит полную картину по расходам на команду и эффективности каждого сотрудника.
Масштабируемость: Система легко адаптируется под рост команды и изменение бизнес-процессов без привлечения разработчиков.

Готовы сделать ваш бизнес управляемым и эффективным?

Заполняя форму выше и нажимая на кнопку Отправить вы подтверждаете что ознакомились и согласны с политикой обработки персональных данных.