Автоматизация документооборота с Notion и Zapier

Многие компании сталкиваются с необходимостью регулярного создания однотипных документов: КП, счетов, договоров... Этот процесс, выполняемый вручную, отнимает драгоценное время сотрудников, которое можно было бы потратить на более важные задачи, человеческий фактор неизбежно ведет к ошибкам, а долгое ожидание клиента снижает конверсию (пока вы делали счет - он уже заказал у другого).

Мы предлагаем решение в виде автоматизированной системы на базе следующих инструментов:

• Notion: Используется как гибкая CRM-система, где хранятся все данные о клиентах и сделках. Здесь же ведется база данных документов для их учета и нумерации. Здесь ссылка на видео инструкцию как ее сделать и бесплатный шаблон.
• Google Docs: Применяется для создания шаблонов документов (в данном случае счетов) с динамическими полями с фигурных скобка - {{пример}}, которые автоматически заполняются данными из Notion.
• Zapier: Выступает в роли связующего звена, которое "слушает" изменения в Notion (например, смену статуса сделки) и запускает цепочку действий.
• Google Drive: Используется для хранения сгенерированных документов (PDF-версий счетов), при этом ссылка на документ автоматически добавляется обратно в Notion, в нужную сделку и счет.
• Zoho Mail (или другой почтовый сервис, который может работать с Zapier): Применяется для автоматической отправки готового документа клиенту по электронной почте.
• ИИ-компонент: Для конвертации числовой суммы сделки в текстовый формат (прописью) используется искусственный интеллект (куда без него теперь).

Эта система позволяет по нажатию кнопки или при смене статуса сделки автоматически создавать, нумеровать, сохранять и отправлять документы.

Настройка Notion

• К существующей CRM системе добавляется база Документов и Техническая база: которая будет содержать только одну запись - для прикрепления к ней всех счетов и "возвращения" в базу Документов номера последнего.
• В базу документов добавляются автоматизации для авто-прикрепления каждого создаваемого счета (если создан и тип - счет) к записи в технической базе и заполнения (имя, дата, номер...) счетов.
• В базу клиентов добавляются "проперти" для всех нужных реквизитов.
• Вся нужная для заполнения счета информация "стягивается" в базу документы (на уровень счета): реквизиты, сумма счета, номер, номер договора (основание)...Это делается через rollup и формулу с функцией map.

Создание шаблона в Google Docs:

• Берем готовый счет (или другой документ) и те места которые хотим заполнять автоматически (которые Zapier будет заменять реальными данными из Notion) берем в фигурные кавычки и вставляем название переменной на латинице, например: вместо "№ такой-то" - {{number}}.
• Называем его так чтобы было понятно нам, и помещаем в спец папку (если нужно, для порядка).

• Создаем новый Zap, делаем тригером - изменение записи базы данных (Лиды и Сделки) Notion.
• Добавляем Filter by Zapier через который "пропускаем дальше" только те записи, где все нужные для заполнения данные не пустые а статус сделки "Выставить счет" (наш тригер на стороне системы).
• Добавляем модуль ChatGPT (Open AI), с типом Conversation который просим перевести числовую сумму в сумму прописью при помощи вот такого промпта:

Take this number: [Сумма Заказа Number:здесь значение в числах] and spell it in the Russian language without capitalization.
--
Example:
Input - "2750"
Output - "две тысячи семьсот пятьдесят"
--
Include only the spelling in your response.

• Добавляем шаг Google Doc - Create Document From Template (создать документ на основании шаблона). Выбираем аккаунт, папку и нужный шаблон.
• Заполняем все {{динамические данные}} значениями из Notion (от тритера) а сумму прописью ставит output ChatGPT.
• Выбираем папку для экспорта и ставим экспортные форматы DOCS и PDF.
• Подключаем модуль почты с действием отправить письмо (у нас Zoho Mail).
• Получатель - Email клиента из Notion сделки.
• Тема письма и Текст письма - по желанию - можно включить туда динамические данные и ссылку на счет в формате PDF (Export Links Application Pdf).
• Прикрепленный файл - также файл PDF (Public Links Application Pdf).
• Обновляем карточку сделки в Notion, добавляя ссылку на сгенерированный документ в редактируемом формате (Alternative Link).

Важно обеспечить, чтобы все необходимые данные для генерации документа были заполнены в карточке сделки в Notion. Для этого можно настроить визуальные индикаторы недостающей информации или добавлять их автоматически (внутренней автоматизацией Notion).

Внедрение такой автоматизированной системы документооборота приносит ощутимые выгоды:

• Значительная экономия времени: Сотрудникам больше не нужно тратить часы на ручное создание и отправку документов.
• Снижение количества ошибок: Автоматизация исключает человеческий фактор, обеспечивая точность данных в документах.
• Стандартизация и профессионализм: Все документы создаются по единому шаблону.
• Улучшение клиентского сервиса: Клиенты получают документы оперативно и в удобном формате.
• Гибкость и масштабируемость: Систему можно легко адаптировать для создания различных типов документов (договоры, коммерческие предложения, технические задания) и усложнять по мере роста потребностей бизнеса.
• Централизованное хранение: Все документы хранятся в упорядоченном виде на Google Drive, а информация о них – в Notion, обеспечивая легкий доступ и контроль.

Этот пример наглядно демонстрирует, как современные инструменты, такие как Notion и Zapier, в связке с Google Workspace, могут кардинально трансформировать рутинные бизнес-процессы, освобождая ресурсы для стратегического развития.